Google Drive, MS.Office 365 dan Google Doc

1. Google Drive

Google Drive Pengertian dan Fungsinya

 - Google Drive adalah layanan penyimpanan yang dimiliki oleh google. Google Drive ini sebenarnya sudah lama dilunjurkan yaitu sejak 24 April 2012 yang lalu. Pengguna google drive akan mendapatkan layanan penyimpanan gratis sebesar 5 GB. Google Drive merupakan perubahan dari Google Docs, jika sobat membuka google docs maka akan diredirect ke google drive.

Fungsi dan Keuntungan Google Drive

Google Drive memiliki fungsi layaknya Dropbox yaitu sinkronisasi data dari PC anda, jadi sobat bisa membuat dan berbagi data dan dokumen di google drive tersebut. Selain itu sobat juga bisa mengakses data file dari mana saja di rumah ataupun di kantor dengan terhubung dengan internet pastinya.

Keuntungan lainnya yaitu Google Drive telah terintegrasi dengan layanan google liannya diantaranya gmail, Gplus, google search dan lainnya.

Jika sobat ingin mencoba google drive ini silahkan langsung menuju drive.google.com lalu loginlah menggunakan Email sobat agar sobat bisa menggunakan Google Drive. Nanti akan tampil seperti gambar dibawah jika google drive sobat sudah diaktifkan, namun jika belum silahkan tunggu pemberitahuan dari google ke email sobat,

Kalau sudah berhasil login dan Google Drive sudah aktif sobat bisa langsung Upload File / folder seperti gambar di bawah ini,

Jika ingin menambah kapasitas penyimpanan di Google Drive sobat diharuskan membayar beberapa dollar, sesuai dengan harga yang diberikan oleh google seperti keterangan lengkap (gambar) dibawah ini,

2. OFFICE 365

Office 365 , Apa dan Bagaimana?

Oke selamat pagi semua, semoga semua sehat ya. Kali ini saya berkesempatan untuk menulis sedikit tentang salah satu product yang di telurkan oleh Microsoft dari keluarga Office, sesuai gambar yang saya pasang disamping saya bakalan bahas tentang Office 365. Kebetulan juga ini yang saya bahas kemaren di interview MSP ( Microsoft Student Partner) regional Jatim. Kebanyakan dari beberapa teman saya belum terlalu mengerti tentang, apa dan bagaimana sih Office 365 itu? Mengapa harus Office 365? Bagiamana cara memakai Office 365? Berapa harga dari Office 365 itu sendiri. Trus apa bedanya Office 365 dengan Office 2013 yang baru - baru ini muncul sebagai pengganti Office 2007 dengan sentuhan yang mengikuti perkembangan dari Windows 8.

Pertama - tama saya akan membahas dulu pengertian dari Office 365 itu sendiri, biar semuanya tahu kenapa Office 365 itu ada. Office 365 merupakan salah satu produk dari Microsoft yang diperuntukan bagi kalangan usaha, kalau dulunya hanya untuk perusahaan berskala multinasional saat ini Office 365 ditujukan bagi skala usaha mulai kecil - menengah - besar. Office 365 sendiri merupakan layanan Office yang berbasiskan cloud. Apalagi itu cloud? Awan? Ya, teknologi cloud computing merupakan teknologi komputasi berbasis awan. Seperti apa dan bagaimana? Illustrasinya dapat kita gambarkan seperti namanya, awan. Awan diibaratkan tempat menyimpan data kita, awan ada dimana - mana. Nah ini yang menjadi dasar adanya komputasi cloud, jadi pengguna bisa membuka, mengambil dan mengolah datanya dari manapun melalui device apapaun tanpa takut requirement minimal yang dimiliki oleh device dalam komputasi awan yang menjadi pokok utama adalah kecepatan koneksi dan ketersediaan bandwidth. Model cloud bekerja seperti illustrasi gambar dibawah ini.

Kenapa harus cloud dan kenapa untuk badan usaha?
Sebenarnya jawabannya sangat mudah, yaitu tingkat kemudahan dan ke efektifitasan. Apalagi ketika dihadapkan pada usaha berskala internasional atau lebih dikenal sebagai usaha multinasional layaknya coca cola. Dengan sistem cloud pada office 365 ini sebuah perusahaan tidak perlu susah - susah menyediakan hardware yang tentunya akan sangat memakan biaya apalagi dengan jaringan yang begitu luas. Bila pengerjaan sebuah dokumen pada offline Office anda akan dihadapkan pada permasalahan data yang bertumpuk dan memakan storage ang sangat besar serta pengerjaan yang tidak terintegrasi, dengan Office 365 semua masalah itu dapat diatasi.

Sistem dan Hardware selalu up-to-date tanpa bingung installasi
Ketika suatu saat kita memiliki sebuah aplikasi pada komputer kita terkadang setelah beberapa lama tidak dipakai da jarang terkoneksi dengan internet ternyata Software yang kita paka sudah jauh ketingalan jaman. Ketika akselerasi sftware yang begitu cepat, akselerasi hardware pun tak mau kalah, kita juga akan disibukkan dengan upgrade hardware atau bahkan harus membeli sepaket komputer baru yang tentu sangat memakan biaya apalagi bila diharuskan menganti semua komputer di seluruh cabang perusahaan kita. Inilah salah satu masalah yang juga telah dijawab oleh Office 365, tanpa bingung - bingung para subscriber dapat selalau mendapatkan update software dan hardware yang tentunya sangat mumpuni.

3. GOOGLE DOC

Pengertian Google Docs

Google Docs merupakan salah satu aplikasi yang dikembangkan Google untuk kebutuhan manajemen dokumen. Khususnya aplikasi office. Mulai dari pengolah kata (word processor), pengolah lembar kerja (spreadsheet) dan presentasi (presentation). Google Docs bukan hanya menyimpan saja, namun juga bisa digunakan untuk untuk mengolah, menyimpan, membuat, meng-edit dokumen perkantoran seperti layaknya Microsoft Office pada Windows atau Open Office pada Linux dengan secara online. Semuanya dalam satu paket dan tidak perlu menginstal di komputer. Karena sangat tangguh dan dasyat maka sering disebut aplikasi pembunuh Microsoft Office, Open Office, dan Neo Office. 

Fitur penyimpanan di ‘udara’ seperti ini memang bukanlah yang perdana. Beberapa layanan penyimpanan online lain yang tak kalah menariknya juga sudah lama tersedia, seperti DropBox (Google), Box.Net, Live Mesh (Microsoft) dan SkyDrive (Microsoft).

Tampilannya berbasis Web, dengan aplikasi ini anda dapat membuat dokumen baru, seperti doc, xls, dan bisa juga file odt, ods, rtf, csv, ppt, dan html. Tentu ini jauh lebih komplit karena file berektensi odt itu hanya hdimiliki oleh open office. Fitur yang tidak dimiliki oleh aplikasi lain adalah fitur kolaborasi, fitur ini bisa langsung anda gunakan degan memberi cek di depan nama file, lalu klik tombol share di atasnya. Sebuah boks akan menawarkan berbagai pilihan akan muncul, tersedia opsi "as collaborator" yang akan membuka akses baca tulis dokumen utuk orang-orang terpilih, sementara fungsi as viewer hanya akan memberikan akses baca saja. Tampilannya mirip dengan MS. Office 2003, sehingga akan dengan mudah menjalankannya.

Sejarah

Awal mulanya,Google Docs berasal dari dua produk terpisah,Writely dan Google Spreadsheets. Writely adalah web berbasis pengolah kata yang dibikin oleh perusahaan software Upstartle dan diluncurkan pada Agustus 2005.Spreadsheet, diluncurkan sebagai Google Labs Spreadsheets pada tanggal 6 Juni 2006, berasal dari akuisisi dari produk XL2Web oleh 2Web Technologies . Fitur asli Writely termasuk kolaborasi editing teks dan kontrol akses. Menu, shortcut keyboard, dan kotak dialog mirip – mirip dan sesuai dengan harapan kita sama dengan  pengolah kata desktop seperti Microsoft Word atau OpenOffice.org Writer. Google Docs dapat digunakan (melihat dan mengedit) dalam modus offline menggunakan Google Gears.

Fitur dasar dalam google docs

• ·         Mengedit dan menyimpan file
• ·         Mengu-upload file
• ·         Mengatur hak akses
• ·         Bekerja secara offline dokumen
• ·         Mendownload atau mengunduh file
• ·         Fasilitas see revision history
• ·         Translate dokumen

Kelebihan Google Docs

1 ) Gratis

2 ) Mudah penggunaannya

3 ) Support dan dokumentasinya lengkap.

4 ) Tragedi data hilang akibat kerusakan harddisk bisa dihindarkan.

5 ) Menggunakan editor WYSIWYG (What You See Is What You Get) yang sederhana untuk memformat dokumen, memeriksa ejaan, dan sebagainya.

6 ) Akses pekerjaan kapan saja, di mana saja

Google Documents diberdayakan dengan aman oleh web, memberikan Anda fleksibilitas untuk tetap produktif di meja, di perjalanan, di rumah, dan di ponsel Anda, bahkan ketika Anda sedang luring sekali pun.

7 ) Bekerja di beragam sistem operasi

Google Documents bekerja pada peramban di komputer PC, Mac, dan Linux, serta mendukung format umum seperti .doc, .xls, .ppt, dan .pdf.

8 ) Kontrol akses aman

Administrator dapat mengelola izin berbagi berkas di seluruh sistem, dan pemilik dokumen dapat berbagi dan mencabut akses berkas setiap saat.

9 ) Kemudahan mengunggah dan berbagi berkas

Berkas yang disimpan di Google Documents dapat selalu diakses baik untuk mengunggah atau berbagi.

Kekurangan Google Docs

·         Membutuhkan koneksi internet

·         Harus dikerjakan secara online terlebih dahulu.

Fasilitas Google Docs

Ø  Dalam Word Processor atau Pengolah Kata

·         Membuat dokumen Word, OpenOffice, RTF, HTML, atau teks.

·         Upload dokumen yang sudah kita miliki.

·         Sharing dengan orang lain (melalui alamat e-mail) untuk mengedit atau melihat  dokumen dan spreadsheet.

·         Meng-edit dokumen online dengan siapa pun yang kita pilih.

·         Melihat riwayat revisi dokumen dan spreadsheet

·         Mempublikasikan dokumen secara online ke dunia, sebagai bagian situs atau mengirimkan dokumen ke blog Anda.

·         Mendownload dokumen ke desktop sebagai Word, OpenOffice, RTF, PDF, HTML atau zip.

·         Email dokumen kita sebagai lampiran.

·         Setiap dokumen dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang dimasukkan.

·         Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000 gambar.

Ø  Dalam menggunakan spreadsheet atau pengolah angka :

·         Mengimpor dan mengekspor data berformat .xls, .csv, .txt dan .ods (dan mengekspor fungsionalitas untuk .pdfdan html).

·         Menikmati navigasi dan pengeditan intuitif, seperti dokumen atau spreadsheet tradisional.

·         Menggunakan format dan formula.

·         Mengobrol dengan orang lain yang sedang mengedit.

·         Memasukkan spreadsheet, atau bagian dari spreadsheet, ke situs web kita.

·         Setiap spreadsheet dapat mencapai hingga 10,000 baris, atau hingga 256 kolom, atau hingga 100,000 sel, atau hingga 40 sheet — batas mana saja yang tercapai lebih dulu.

·         Setiap pengguna memiliki batas hingga 200 spreadsheet.

·         Batas untuk spreadsheet terbuka pada saat bersamaan adalah 11.

·         Dapat mengimpor spreadsheet hingga mencapai 1 MB dalam format xls, csv, atau ods, txt, tsv, tsb.

Ø  Dalam menggunakan Impress atau presentasi :

·         Mengimpor presentasi yang ada dalam jenis file ppt dan pps.

·         Mengekspor presentasi menggunakan fitur Simpan sebagai Zip dari menu File.

·         Mengedit presentasi kita menggunakan editorWYSIWYG yang sederhana.

·         Menyisipkan gambar, dan memformat slide sesuai keinginan.

·         Berbagi-pakai dan mengedit presentasi bersama teman dan rekan kerja.

·         Mengizinkan melihat presentasi secara realtime, dari lokasi jauh yang terpisah.

·         Mempublikasikan presentasi kita di web, dan dapat di akses oleh orang lain.

·         Setiap presentasi dapat mencapai sebesar 500K, ditambah 2MB per gambar yang dimasukkan.

·         Kita dapat meng-upload presentasi dalam format .ppt maupun .pps.

·         Setiap pengguna memiliki batas kombinasi 5000 dokumen dan presentasi serta 5000 gambar.